Как нумеруем страницы дл сдачи в архив

Как нумеруем страницы дл сдачи в архив

Как нумеруем страницы дл сдачи в архив

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец


Как правильно и какими нитками подшить документы. Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  1. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
  2. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям?

Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет?

Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Как нумеровать листы при сшивании

/ / 27.04.2020 5,458 Views Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  1. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.
  2. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  3. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

» » » »

Документы сшивают для обеспечения их целостности.

Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

Оформляем дела на постоянное хранение

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

  1. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).
  2. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?


Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы.

Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством. Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия. Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную: Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы.
Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам.

Но это не единственное следствие.

Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам.

Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована.

Оформление дела

Помещено в тему:

Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив.

При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно (оформление всех необходимых элементов обложки).

В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к . Если срок хранения дела составляет менее 10 лет, то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по или по . Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.

2.2 Нумерация листов дела

курсовая работа В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором, причем цифры не должны задевать текст документа.

При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила: листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно; фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенный лист (формата А3, А 2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций. Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г.

имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов. Обложка Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.